В современном мире цифровые технологии играют ключевую роль в сохранении исторического наследия, сообщает Vecher.kz.
Оцифровка архивных материалов значительно упрощает их хранение и поиск. Благодаря современным технологиям исторические документы Алматы становятся доступными для исследователей и граждан через цифровые базы данных.
Директор государственного архива Алматы Абзал Ботанов рассказал Vecher.kz, как старые и поврежденные материалы переводятся в удобный электронный формат, сохраняя ценные исторические сведения.
– Абзал Кабдолбаритович, когда началась цифровизация архивных документов, и на каком этапе этот процесс находится сегодня?
– Цифровизация архивов в Казахстане началась в конце 1990-х – начале 2000-х годов, с оцифровки самых важных документов и создания базы данных для удобного поиска. В Государственном архиве Алматы этот процесс стартовал в 2014 году и продолжается до сих пор. Оцифровка не только делает информацию доступнее, но и продлевает срок хранения оригинальных документов, снижая необходимость их физического использования.
– Сколько архивных документов оцифровывается в год и в месяц? Какие факторы влияют на скорость обработки данных, насколько она изменилась за последние 10 лет?
– В 2014 году в Алматы было оцифровано 2600 архивных дел (197 000 листов), а к 2024 году объём вырос до 36 500 дел (5 171 000 листов). Такой прогресс стал возможен благодаря современным многопоточным и планетарным сканерам, усилению компьютерных мощностей и расширению штата отдела цифровизации.
Скорость оцифровки архивных документов зависит от их состояния, формата и материала – от ветхих рукописных текстов до нестандартных бумаг, таких как калька или винтажные носители. За десять лет процесс значительно ускорился благодаря улучшению технического оснащения, программного обеспечения и увеличению штата сотрудников.
Сегодня в Алматы ежегодно оцифровывается около 35 000 дел (5,2 млн листов), или примерно 3 000 дел (435 000 листов) в месяц. В день отдел цифровизации обрабатывает от 90 до 150 дел, сканируя от 10 000 до 25 000 листов в зависимости от их состояния.
– Как и где хранятся оцифрованные документы? Имеют ли обычные граждане к ним доступ?
– С 2019 года оцифрованные архивные документы Казахстана хранятся в информационной системе «Е-архив», интегрированной с порталом eGov.kz. Граждане могут подавать электронные запросы, которые автоматически перенаправляются в государственные архивы.
Доступ к цифровым архивам осуществляется через онлайн-порталы, где размещены каталоги и описи. Однако некоторые документы ограничены в доступе согласно законодательству. Например, связанные с государственными секретами, нотариальной тайной или персональными данными. Архивные материалы общего пользования доступны в читальном зале архива.
– Что произойдет с данными, хранящимися на бумажных и других физических носителях, после их оцифровки?
– После оцифровки оригиналы документов остаются в архиве, где проходят консервацию для долгосрочного сохранения.
– Существуют ли специальные требования для изучения истории города в архиве? Как часто горожане пользуются читальным залом?
– Для работы в читальном зале Госархива специальное разрешение обычно не требуется, но необходимо заполнить заявление и указать цель исследования. Регламент включает подачу заявок на выдачу и сканирование документов.
Ограничений на изучение истории города, персоналий и генеалогии нет.
Архив регулярно посещают исследователи, краеведы и студенты. В 2024 году, к примеру, здесь работали 199 исследователей из стран ближнего и дальнего зарубежья.
– Как часто проводятся открытые мероприятия в архиве, и кто может принять в них участие?
– Госархив регулярно проводит такие мероприятия, как круглые столы, конференции, вебинары, а также юбилейные события, посвященные известным личностям и фондообразователям. Так, мы проводили 80-летие Асанали Ашимова, 80 лет со дня рождения Кадыра Мырзалиева, в 2024 году открыли уголок Ескендира Хасангалиева.
Сотрудники архива активно сотрудничают со школьниками и студентами, популяризируя архивные документы.
Также проводятся презентации книг, подготовленных на основе архивных материалов, например, к 80-летию Победы в ВОВ и 110-летию Каукена Кенжетаева. Все мероприятия сопровождаются тематическими выставками, включая фотодокументы.
– Используется ли искусственный интеллект в архиве для работы с оцифрованными документами? Сколько времени занимает процесс поиска необходимой информации?
– Использование ИИ в архивной работе только набирает обороты, но уже дает результаты. Технологии распознавания текста (OCR) позволяют выполнять полнотекстовый и семантический поиск, находя нужные данные даже без точных ключевых слов. ИИ также помогает автоматически классифицировать и систематизировать документы.
Внедрение цифровых технологий значительно ускорило процесс. На поиск, которые раньше занимали дни, а то и недели, теперь уходят какие-то минуты или часы. Это повышает эффективность архивистов, освобождая их от рутины и позволяя сосредоточиться на анализе и исследованиях.
– Насколько архивисты готовы к задачам цифровизации, и проводят ли вузы страны подготовку специалистов для работы в этой сфере?
– Цифровизация архивов требует нового типа специалистов, владеющих информационными технологиями и современной техникой. Архивисты проходят переподготовку и повышают квалификацию, а вузы уже включают в программы курсы по цифровой архивистике и электронному документообороту.
Однако нехватка таких специалистов все еще ощущается. Молодые кадры приходят в архивную сферу, но не в достаточном количестве, что во многом связано с уровнем заработной платы.
– Как в архиве обеспечивается защита данных от рисков, связанных с электронными технологиями, и какие меры предусмотрены для пожарной безопасности?
– ИС «Е-Архив» — это безопасная система для хранения и использования электронной информации, где доступ регулируется администратором. Данные загружаются на внешний сервер, что повышает их защиту. Здание архива оборудовано современными системами пожарной безопасности, включая автоматическую сигнализацию, газовое пожаротушение, противопожарные двери и перегородки. Регулярные проверки и тренировки помогают поддерживать безопасность на высоком уровне.
– Как обеспечивается кибербезопасность архивных данных? Существуют ли риски взлома системы, умышленного повреждения документов или утечки информации в открытый доступ?
– Все электронные данные загружаются в ИС «Е-Архив» через защищенный канал ЕТС ГО, что снижает риск кибератак. Для безопасности предусмотрена двухэтапная аутентификация, а все документы подписываются электронной цифровой подписью и получают QR-коды, обеспечивая их подлинность и защиту от изменений.
– Есть ли статистика о положении Казахстана в сфере цифровизации архивных данных? Как Алматы выглядит на фоне других городов страны в этом направлении?
– Государственный архив Алматы входит в тройку лидеров по оцифровке документов среди архивов Казахстана. Однако точных рейтингов цифровизации архивов в стране может не быть, обычно оценивается общий уровень цифровизации. Правительство и профильное министерство активно работают над его повышением.
